Nadat de eigen organisatie is toegevoegd én geactiveerd, kun je een e-factuur versturen. In dit artikel wordt stap voor stap beschreven hoe je een e-factuur naar België kunt sturen. In dit voorbeeld sturen we de e-factuur naar de Vlaamse Vervoermaatschappij – De Lijn.

Na het inloggen, zie je de organisaties waar je toegang toe hebt, je kunt namens deze organisaties een e-factuur sturen, open hiervoor de App Verkoopfactuur aan de linkerkant.

Dit is het Dashboard van de Verkoopfacturen, hier zie je de verkoopfacturen die je hebt verstuurd. Druk links in het menu op Nieuwe Factuur.

Nu zie je een lege factuur die je kunt vullen.

Vul de Leverancier in, dit is de eigen organisatie. Als je op het witte vlak klikt waar Typ de organisatienaam… staat, krijg je de keuze om een organisatie te kiezen. In het voorbeeld is er toegang tot één organisatie.

De gegevens worden gevuld, omdat het BTW-nummer nog niet op het platform is geregistreerd moet je deze zelf invullen.

Wanneer je eigen gegevens zijn ingevuld, kun je de Debiteur (klant die de e-factuur moet ontvangen) vullen. Omdat de optie Organisatie Zoeken alleen voor Nederlandse organisaties beschikbaar is, kies je voor Adres handmatig invoeren.

Vul de gegevens in die je van De Lijn (of een andere klant) hebt gekregen.

Dat ziet er als volgt uit, belangrijk is om eraan te denken het land te wijzigen van NL naar BE, daarna kun je op Opslaan klikken.

Daarna vul je het BTW-nummer in*, in dit geval die van de Vlaamse Vervoermaatschappij – De Lijn. Zorg dat het OrganisatieID en Zenden Via is gevuld en op VAT staat. Daarna zie je het Afleveradres staan, je kunt ervoor kiezen om deze kun te wijzigen, of je kunt het vinkje aanzetten zodat de gegevens van de debiteur worden overgenomen.

*Let op dat het VAT nummer aan elkaar geschreven staat: BE0242069537. Anders kan de factuur niet via Peppol worden verzonden

Nu kun je de rest van de factuur vullen, het kan zijn dat je leverancier vraagt om extra gegevens op te nemen in de factuur zodat deze meteen geplaatst worden in hun softwaresysteem. Voor nu gaan we er van uit dat we het Factuurnummer, Ordernummer en Factuuraanvraagreferentie moeten opgeven zoals gekregen van de klant. De factuuraanvraagreferentie is typerend voor het Departement Mobiliteit en Openbare Werken (MOW) van de Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap, deze zul je niet altijd hoeven te vullen, tenzij aangegeven door je klant.

Om het factuurnummer in te kunnen vullen, klik je op Wijzigen.

Waar de gegevens in worden gevuld is belangrijk, dit komt namelijk in de XML (e-factuur) en wordt door het softwaresysteem uitgelezen. De ontvangen gegevens vul je dan zo in:

-De factuurdatum is de datum waarop je de factuur stuurt.
-De leveringsdatum is de datum waarop een artikel geleverd gaat worden (niet verplicht om in te vullen)
-De start- en einddatum gaat over een eventueel project of tijdsbestek waar de factuur voor gestuurd wordt (ook niet verplicht, Maar als je de startdatum invult, is de einddatum wel verplicht en andersom)
-Het type factuur is voor nu een gewone factuur, voor een Credit/ Correctiefactuur kan dit aangepast worden.

Daarna vul je de betaalgegevens in. In de Betalingsvoorwaarden wordt het IBAN-nummer ingevuld op de plek van [Account Number]. Het betalingskenmerk is wat de klant moet vermelden bij de betaling, deze is nu automatisch gevuld met het OrganisatieID van de klant en het factuurnummer.

Nu kan je de factuurregels vullen. Let op! Voor factureren vanuit Nederland naar België is volgens de Wettelijke bepalingen de BTW verlegd. Dit kan je kiezen door op het vakje met 21% te klikken. Eventueel kan je extra regels toevoegen met de groene plus button aan de rechterkant.

Wanneer je klaar bent in dit scherm kun je naar boven scrollen en klikken op Bijlagen, hier heb je de optie om een bestand te uploaden door te klikken op de Groene knop met de paperclip. Vaak is dit het originele pdf-bestand die in het XML-bestand wordt geplaatst. Wanneer alles is ingevuld, klik je op Opslaan.

Dan opent zich het volgende scherm, de documentnaam is de naam die je straks in je postvak-uit ziet. De documentnaam is automatisch gevuld, wanneer je in het witte vlak van beschrijving klikt, vult het platform deze met de tekst uit de documentnaam, indien gewenst kun je de tekst aanpassen. Daarna klik je weer op Opslaan.

Je krijgt een groene balk te zien met de melding dat het document is bijgewerkt. Ook kan je hier een voorbeeld-pdf zien, dit is een pdf-bestand die van het XML-bestand gemaakt wordt.

Daarna klik je op verzenden, wanneer alles goed is ingevuld zie je het volgende scherm, anders krijg je een pop-up te zien waarin de fout vermeld wordt. Je ziet dat het BTW (VAT) -nummer automatisch is gevuld doordat deze bij de Debiteur is ingevuld. Het groene vinkje achter VAT betekent dat de ontvanger beschikbaar is in het Peppol netwerk. Klik op verzenden.

Nadat je op verzenden hebt geklikt krijg je rechtsboven in een groene balk de mededeling te zien dat de factuur is verzonden, mocht er iets niet goed gaan krijg je hier een rode balk met een foutmelding te zien. Ook krijg je de optie om de conceptfactuur te bewaren, zo hoef je de volgende keer alleen de factuur aan te passen met nieuwe gegevens alvorens te versturen.

Krijg je de groene balk te zien, dan kun je daarna de factuur onder het kopje Verzonden facturen en de optie Alles terugvinden.

De optie Ons Netwerk kan gebruikt worden voor klanten die al een account hebben op het platform van eVerbinding, deze optie wordt automatisch geselecteerd als het platform de gegevens van de debiteur herkent en ziet dat de klant een account heeft.

De optie E-mail wordt eigenlijk nooit gebruikt. Dit is voor als klanten niet beschikbaar zijn in Ons netwerk en het Externe netwerk. Indien dit van toepassing is voor een klant wordt er een e-mail naar het opgegeven e-mailadres verstuurd met de mededeling dat ze de factuur online kunnen inzien en eventueel kunnen downloaden.