Het is vanaf nu mogelijk om eConnect te koppelen aan e-boekhouden en je inkoop- en verkoopfacturen automatisch af te leveren in een administratie. Om de koppeling tot stand te brengen, is het nodig om eerst een omgeving met gebruikersaccount aan te maken bij eConnect.

Stap 1

Om te starten met eConnect ga je naar https://platform.everbinding.nl. Je kunt je aanmelden door onder ‘Registreren‘ je e-mailadres in te geven. Indien er een e-mailadres van het werk (eigen domein) bekend is, dan graag daar gebruik van maken. Als het mogelijk is een gedeelde mailbox te gebruiken zoals facturen@eigendomein.nl, dan is het aan te raden dit te doen. Zie voor meer informatie: Aanmaken van een gebruiker.

Klik daarna op Laten we beginnen.

Bij een kleiner venster is de optie Registeren weergegeven in een blauwe link test onder het Aanmelden blok met de test Creëer een nieuw account.

Je ontvangt een e-mail om je registratie te bevestigen.

Stap 2

Open nu de mailbox van het opgegeven e-mailadres. Klik op de link Activeer je omgeving in het e-mailbericht om je eConnect-omgeving te activeren.

Stap 3

Het volgende scherm opent in je browser. Je kunt hier je gebruikersnaam en wachtwoord opgeven.
Vink ook de melding aan dat je akkoord gaat met de voorwaarden. Klik daarna op Registreer.

De registratie is nu voltooid. Je ontvangt hier ook een bevestiging van per e-mail.
Klik op Ga verder in eConnect om je omgeving verder in te stellen.

 

Nadat een account is aangemaakt kan een organisatie worden toegevoegd en geactiveerd.

Voeg jouw eigen organisatie toe via het menu aan de linkerkant Administratie > Organisatie en klik op rechts onderin op het groene plusje Voeg organisatie toe. Het automatisch toevoegen aan de hand van KvK werkt alleen voor Nederlandse organisaties. Voor organisaties uit andere landen kan contact met ons worden opgenomen. Voor een Vlaamse entiteit is een aparte pagina aangemaakt om het proces te starten. De organisatie kan wel alvast worden aangemaakt via de optie Ik wil het zelf ingeven, maar kan niet worden geactiveerd.

Let op: dit is je eigen organisatie. Niet een leverancier!

In de zoekbalk kun je zoeken naar de organisatie op naam, locatie of KvK nummer. Het is mogelijk meerdere organisaties toe te voegen. Kies vervolgens je organisatie en klik op Selecteer.

Er verschijnt nu een overzicht van de bedrijfsgegevens. Het is optioneel mogelijk extra informatie toe te voegen. Klik daarna op Opslaan.

De organisatie is geopend en geeft aan dat deze nog niet is geactiveerd. Klik op Activeer nu om het activatie proces te starten.

We voeren een controle uit om zeker te zijn dat je bevoegd bent te handelen voor het door jou opgegeven bedrijf. Hiervoor heb je de keuze uit twee methoden. Selecteer de methode en klik op Doorgaan.

———————————————————————————————————————————————————————

Nadat de registratie succesvol afgerond is kan je onderstaande stappen volgen om je inkoop- en verkoopfacturen automatisch af te leveren in een administratie.

Verzenden

Voor het verzenden van e-facturen dient gebruik gemaakt te worden van de Vertrouwde afzender. De factuur wordt dan na ontvangst als Xml-factuur klaargezet in de verkoopfactuur app als concept factuur.

Ga onder het menu Apps naar de Vertrouwde afzenders (Email receiver) app. Er wordt gestart in het dashboard zoals gebruikelijk bij de apps. Alle huidige e-mailadressen waarnaar gestuurd kan worden staan al zichtbaar in de weergave tab Alles onder Vertrouwde afzenders onderdeel. Daar kan nu ook een eigen vertrouwde afzender worden aangemaakt door op de groene plus (nieuw) knop te klikken.

Ontvanger informatie

Het linker blok ‘Ontvanger informatie’ gaat over de eigen gegevens. Dus de eigen organisatie en over welk documenttype er verwerkt mag worden zoals de inkoopfacturen. De eigen organisatie is alleen zichtbaar als je beheerder bent van de organisatie. Het e-mailadres ontvanger wordt automatisch gegenereerd en wordt opgestuurd naar de leverancier zodra dat wordt aangegeven. Bijvoorbeeld AD64SDE@trust.econnect.eu.

Vertrouwde afzender

Het rechter blok ‘Vertrouwde afzender’ zijn de gegevens van de leverancier. Het contact e-mailadres is het adres waar eventuele afkeuringen heen worden gestuurd en degene die de uitnodigingsmail ontvangt. Dit hoeft dus niet perse de vertrouwde afzender te zijn.

Whitelist type

De whitelist type gaat over wie/wat er vertrouwd mag worden om in te sturen. Dat kan een volledig domein zijn van de leverancier of een specifiek e-mailadres. De geverifieerde gebruiker is een optie, maar hoeft niet te worden gebruikt. Deze worden met een automatisch proces al gecontroleerd. De geverifieerde gebruikers zijn dus alle gebruikers binnen de omgeving en die rechten hebben tot de organisatie. Dus ook, indien van toepassing, de gebruikers van de accountant/intermediair als er een machtigingsverzoek is.

Uitnodiging

Na het opslaan verschijnt de knop Uitnodiging versturen. Deze stuurt een e-mail naar het contact adres met het verzoek naar het gegenereerde e-mailadres de facturen te sturen. Of, vanaf het domein (afhankelijk van de whitelist) of vanaf het vastgelegde e-mailadres onder ‘Whitelist van e-mailadres/domein.

Vertrouwde afzenders zijn na het opslaan aangemaakt. Deze wordt geactiveerd nadat de leverancier zijn eerste factuur heeft ingestuurd. Die e-mail afzender is dan direct gekoppeld aan het e-mailadres ontvanger dat is aangemaakt bij de ontvanger informatie.

We hebben nu een vertrouwde afzender aangemaakt. Deze kan ingevuld worden in e-boekhouden.

(Hier foto van e-boekhouden)

Na het maken van de vertrouwde afzender en het ingeven van het e-mailadres in e-boekhouden bent u klaar om facturen te verzenden vanuit e-boekhouden aan eConnect.

(Hier foto van e-boekhouden)

De verzonden factuur zal worden klaargezet als conceptfactuur in het eConnect-platform waarna deze kan worden verzonden aan uw klant*.

*Let op: een definitieve factuur vanuit e-boekhouden mag niet verder worden aangepast of bewerkt qua debiteur en factuurregels. Na ontvangst in eConnect als concept factuur dient deze alleen nog te worden verstuurd.

Om de factuur te kunnen verzenden, moet je de factuur eerst ‘Opslaan‘. In de pop-up staat een automatisch gegenereerde ‘Documentnaam‘ en ‘Beschrijving‘. Dit kun je eventueel wijzigen.

Het volgende scherm wordt geopend waarbij een beschrijving moet worden gegeven.

Controleer de factuur. Om de pdf-versie van de factuur te zien kan er op de button ‘Voorbeeld PDF‘ worden geklikt rechts in het scherm. Om weer terug te gaan naar het invoerscherm, klik je op ‘Bekijk document‘.

Is alles goed ingevuld? Dan kun je de factuur verzenden.

Klik op ‘Verzenden‘. Onderstaande pop-up verschijnt.

Je hoeft hier in principe niets in te vullen. eConnect selecteert namelijk zelf de meest optimale aflevermethode. Wanneer de ontvanger niet bereikbaar is in ons netwerk of in een van de aangesloten netwerken, dan vragen we je om een e-mailadres in te vullen. De factuur wordt dan afgeleverd per e-mail.

De opgeslagen/verzonden factuur heeft de status Aangemaakt en is terug te vinden in Postvak UIT. In Postvak UIT is te zien of de ontvangende partij deze heeft ontvangen of heeft geopend.