Kan ik een factuur per e-mail aanleveren om te versturen over het netwerk?

Ja én nee.

  • Een pdf-factuur mag niet per mail aangeleverd worden om automatisch via het netwerk te worden verzonden. De pdf-factuur moet namelijk omgezet worden naar een XML-bestand, dit gaat via onze conversierobot. Daarbij zal een ingezonden pdf-factuur klaargezet worden als een conceptfactuur welke  na controle handmatig verzonden kan worden.
  • Een XML-factuur mag wel automatisch verzonden worden, hierbij is het verplicht om SSL/TLS te gebruiken bij het mailadres waar je vandaan verstuurt. Een valide SI1.2, SI2.0/NLCIUS of Bisv3 kunnen automatisch verzonden worden, wanneer het aangeleverde bestand geen valide e-factuur is, voeren wij een transformatie uit naar 1 van deze 3 formaten. Wanneer de factuur na transformatie valide is zullen wij de factuur verzenden, mocht de factuur niet valide zijn dan maken wij een conceptfactuur aan en kun je de factuur handmatig aanpassen en verzenden.

Hoe je een vertrouwde afzender aanmaakt om een conceptfactuur aan te maken en hoe je een XML-factuur automatisch verzendt leggen we hieronder uit. Ga hiervoor naar Email Receiver –> Nieuwe afzender.

Om een pdf- of XML-bestand aan te leveren maak je een vertrouwde afzender aan. Bij het maken van de vertrouwde afzender, kies voor conceptfactuur in het veld Documenttype. Om XML-factuur automatisch te versturen aan te kunnen vinken, is Accepteer alleen veilige e-mailadressen verzonden via SSL of TLS verplicht. De notificatie kan aan- of uitgezet worden. Wanneer deze aan staat zal je een mail krijgen wanneer ingezonden XML-factuur automatisch is verzonden of wanneer de XML-factuur niet automatisch verzonden kon worden. Wanneer deze uitstaat zal je alleen een mail ontvangen wanneer de aangeleverde XML-factuur niet automatisch verzonden kon worden.

  • Kies linksboven de organisatie waarvoor je dit mailadres aan wil maken.
  • Hierna vul je rechtsboven het Contact-e-mailadres, dit is het mailadres dat e-mails ontvangt, bijvoorbeeld een samenvatting ingestuurde documenten, afkeurberichten, wanneer een XML-factuur automatisch is verzonden of wanneer de XML-factuur niet automatisch verzonden kon worden, wanneer dit is ingevuld druk je bovenin op Opslaan en wordt er een mailadres gegenereerd.
    • Als White list van e-mailadres/domein leeg wordt gelaten, is het Contact e-mailadres het adres dat mag insturen naar deze vertrouwde afzender. Wanneer de inzender anders moet zijn dan het contactmailadres, vul je hier het mailadres in dat de bestanden in gaat sturen.
      Er kan ook gekozen worden om een heel domein te white listen, bijvoorbeeld @econnect.eu. Dan mag iedereen met @econnect.eu straks insturen naar het gegenereerde mailadres.

Wanneer de uitnodiging is verzonden in bovenstaand voorbeeld, is support@econnect.eu het enige mailadres dat in mag sturen naar gp7k2guz@pilot-trust.econnect.eu.
Alle notificaties worden verzonden naar techsupport@econnect.eu.
Alle XML-facturen die ik instuur worden verzonden naar NL:KVK:12345678.
De facturen komen in het Postvak-uit van de gekozen gemaskeerde organisatie.
Het is ook mogelijk om een PDF naar dit mailadres te sturen, deze wordt omgezet naar een e-factuur en als concept klaargezet voor de gemaskeerde organisatie.

Wanneer een pdf-factuur in wordt gestuurd, zal de pdf door de conversie als e-factuur klaargezet in de verkoopfactuur app als conceptfactuur, voor-ingevuld met de waarde vanuit de conversie. Vervolgens kan de factuur na controle met één druk op de knop worden verstuurd.

Wanneer een XML-factuur in wordt gestuurd, zal de XML meteen worden verzonden als deze valide is. Indien de factuur niet valide is zal de factuur als conceptfactuur klaar worden gezet in de verkoopfactuur app. Vervolgens kan de factuur na het aanvullen van missende informatie verzonden worden.

Zie ook ons instructiefilmpje:

Mocht er hulp nodig zijn bij het instellen van deze stappen, dan kan contact worden opgenomen met de afdeling sales