1. Softwarekoppeling: eConnect

Ben je intermediair / accountant volg dan de stappen voor het koppelen via een machtigingsverzoek.

2. Inrichting in ECI | Inventive

Aanzetten DNA Functies
Voordat je aan de slag kunt met het inrichten van de eConnect-functionaliteit, dienen er diverse functies te worden geactiveerd. Onder andere de functies E-Facturen, Aanmaken E-Facturen, E-Inkoopfacturen, E-inkoopfactuurregels, Inkoop e-factuur naar inkoopfactuur, E-verbinding Gebruikersgroepen en E-verbinding koppelen dienen te worden geactiveerd voor een juiste werking. Om deze functies te activeren, dien je contact op te nemen met ECI | Inventive.

Toekennen van rechten aan gebruikersgroepen
Nadat de functies beschikbaar zijn gemaakt voor de administratie, dien je rechten toe te kennen aan gebruikersgroepen om deze nieuwe functies te kunnen gebruiken. Opent de functie ‘Gebruikersgroepen Desktop’ en selecteert in de lijstweergave de juiste gebruikersgroep. Vervolgens kan op het tabblad ‘Functie privileges & eigenschappen‘ rechten worden toegekend aan de functies E-Facturen, Aanmaken E-Facturen, E-Inkoopfacturen, E-Inkoopfactuurregels en Inkoop e-factuur naar inkoopfactuur. Na het invoeren van de rechten klik je op de accepteer button en zijn de rechten aan de gebruikersgroep toegekend.

Instellen van voorkeuren
Na het activeren van de juiste functies en het toekennen van gebruikersrechten, is er nog de mogelijkheid om diverse voorkeuren voor de functie in te voeren. De voorkeuren die dienen te worden ingevoerd, zijn essentieel voor het gebruik van e-facturen. De eerste stap is het openen van de functie ‘Financieel voorkeuren administratie‘. Vul onder het kopje eConnect de volgende punten in.

• Klant Key;
• Klant geheim;
• Gemaakt door;
• Aflever E-mailadres;
• Bedrijfs ID.

Na de invoer van de financiële voorkeuren sla je de gegevens op. Vervolgens dien je onder functie ‘Financieel voorkeuren db‘ ook nog enkele gegevens in te voeren. Hierbij dien je onder andere het veld ‘Access URL‘ en ‘Name Space‘ te voorzien van de onderstaande gegevens:

• Access URL: https://api.econnect.nl/soap/v3/
• Name space: http://api.econnect.nl/v3/

Sla deze gegevens op.

Instellen van Batchjobs
Laatste stap is het aanmaken van een tweetal batchjobs. Met de twee batchjobs kan worden gecontroleerd of er nieuwe facturen beschikbaar zijn om in te lezen en een om te controleren of er een update van de status van facturen benodigd is. Open hiervoor de functie ‘Batchjobs‘ en klik op de plusbutton om een nieuwe batchjob aan te maken. In het invoerscherm dat wordt geopend, selecteer je bij het veld ‘Type‘ de optie ‘Import e-facturen‘ of de optie ‘Update e-factuur statussen‘.

Vervolgens kun je op het tabblad ‘Planningsschema‘ een planning instellen voor het uitvoeren van de batchjob. Er wordt aangeraden om een doorlopende planning in te stellen en aan het eind van de dag de batchjob opnieuw uit te voeren.

Na het invoeren van alle gegevens heb je de beschikking over een werkende e-module. Om te controleren of alle gegevens juist zijn ingevoerd, kun je een batchjob uitvoeren om te zien of de e-factuur, die klaar is gezet na de betaling om eConnect te activeren, kan worden ingelezen.

Let op! Dit is een tijdrovende klus die niet door een klant zelf kan worden uitgevoerd.