E-facturen versturen via het platform

Via het eConnect-platform kun je gratis een (credit) e-factuur opstellen en versturen via onze e-facturatietool. Hieronder leggen we uit hoe dit werkt.
Voor het factureren aan de Nederlandse overheid volg je deze uitleg: overheid kun je alleen factureren op hun OIN(O).
Voor het factureren naar Belgische organisaties en overheden volg je deze uitleg: versturen van facturen naar België.

Hieronder de te volgen stappen. Onderin deze pagina staat ook een film.

Log in op het eConnect-platform en klik vervolgens op de app Verkoopfactuur in het linkermenu.

Nieuwe factuur - Verkoopfactuur app

De app Verkoopfactuur opent nu. Je kunt hier een nieuwe e-factuur opstellen. De eerste factuur is ook een conceptfactuur. Deze kan dus hergebruikt worden.

Nieuwe factuur maken - Verkoopfactuur app

Uploaden

Als er een e-factuur beschikbaar is, dan kan deze ook worden geüpload. De gevraagde velden worden dan gevuld.

Nieuwe factuur uploaden- Verkoopfactuur app

Als er geen e-factuur beschikbaar is, zijn er 2 mogelijkheden om deze te maken:

1: Een pdf via de mail naar het platform versturen;
2: Een e-factuur op het platform maken door onderstaande stappen te volgen:

Stap 1

Vul bij Leverancier de afzender van de e-factuur in.

Nieuwe factuur maken - leverancier

Let op dat het BTW-nummer ingegeven wordt inclusief landcode en zonder punten en/of spaties.

Stap 2

Selecteer vervolgens bij Debiteur de ontvanger van de e-factuur.

Nieuwe factuur maken - debiteur

Je kunt de ontvanger opzoeken in de KvK-database via Bedrijf zoeken of handmatig een adres invoeren. Debiteuren die geen KvK-nummer hebben dienen handmatig ingevoerd te worden via Adres handmatig invoeren.  Na het Opslaan krijg je de mogelijkheid om een ander nummer te kiezen dan het KvK-nummer.

Verder zijn er twee velden te vullen: OrganisatieID en Zenden via. In de factuur (OrganisatieID) is het verplicht om binnen Nederland het KvK-nummer of het OIN te vermelden.
Het kan zijn dat een ontvanger de voorkeur heeft om de factuur te ontvangen op een BTW-nummer. Dat kan door bij Zenden via wel het BTW-nummer te gebruiken.
Factuur versturen IDs

Stap 3

Indien het Afleveradres gelijk is aan het adres dat vermeld staat bij de Debiteur, kun je de melding hetzelfde als Debiteur aanvinken. Betreft het een ander adres, kies dan voor Adres handmatig invoeren.

Nieuwe factuur maken - debiteur afleveradres

Stap 4

Vul de overige gegevens in:

Nieuwe factuur maken - factuurgegevens

  1. Het factuurnummer wordt automatisch gegenereerd bij het versturen van de factuur. Deze zul je niet zien in de concept factuur. Je kunt een eigen factuurnummer handmatig invoeren of een eigen reeks vastleggen voor de automatische nummering.
  2. De factuurdatum wordt automatisch gegenereerd. Je kunt ook handmatig een datum (in het verleden) selecteren.
  3. Het is mogelijk een ordernummer mee te geven aan de factuur.
  4. Het is mogelijk een leveringsdatum op te geven.
  5. Standaard wordt een factuur gegenereerd. Het is ook mogelijk te kiezen voor een correctiefactuur (dat is technisch gezien geen creditfactuur, maar binnen Nederland wel zo gebruikt).
  6. De valutacode staat standaard op EUR. Indien gewenst kan de valuta aangepast worden.
  7. Geef hier de vervaldatum op.
  8. Geef het IBAN-bankrekeningnummer op waarop de factuur betaald dient te worden.
  9. Het betalingskenmerk wordt automatisch gegenereerd. Deze is eventueel handmatig aan te passen.
  10. De betalingsvoorwaarden worden automatisch gegenereerd. Je kunt deze indien gewenst aanpassen.

Stap 5

Nu kunnen de factuurregel(s) worden ingevoerd. De verplichte velden zijn Artikel naam, Aantal, Eenheid, BTW % en Prijs (per stuk).
Om een nieuwe factuurregel toe te voegen, klik je op het groene plusje. Deze verschijnt wanneer je met de muis in het veld Bedrag gaat staan. Middels de prullenbak kun je een factuurregel verwijderen.

Voeg eventuele bijlage(n) aan de factuur toe door bovenin te kiezen voor Bijlagen en vervolgens op de paperclip te klikken.

Stap 6

Om de factuur te kunnen verzenden, moet je de factuur eerst Opslaan. In de pop-up staat een automatisch gegenereerde Documentnaam en Beschrijving. Dit kun je eventueel wijzigen.

Het volgende scherm wordt geopend waarbij een beschrijving moet worden gegeven.

Nieuwe factuur maken - opslaan

Stap 7

Controleer de factuur. Om de PDF-versie van de factuur te zien kan er op de button Voorbeeld pdf worden geklikt rechts in het scherm. Om weer terug te gaan naar het invoerscherm, klik je op Bekijk document.

Stap 8

Is alles goed ingevuld? Dan kun je de factuur verzenden.

Klik op Verzenden. Onderstaande pop-up verschijnt.

Nieuwe factuur maken - verzenden

Je hoeft hier in principe niets in te vullen. eConnect selecteert namelijk zelf de meest optimale aflevermethode. Wanneer de ontvanger niet bereikbaar is in ons netwerk of in een van de aangesloten netwerken, dan vragen we je om een e-mailadres in te vullen. De factuur wordt dan afgeleverd per e-mail.

De opgeslagen/verzonden factuur heeft de status Aangemaakt en is terug te vinden in Postvak UIT. In Postvak UIT is te zien of de ontvangende partij deze heeft ontvangen of heeft geopend.